Facturas

Hacer una factura en Excel es de esas cosas que se te van a plantear más de una vez como autónomo y si puedes verlo paso a paso mejor ¿no? Y si es con un ejemplo e imagen para qué contar.

Si vas a hacer tus facturas en Excel debes llevar mucho control porque no es algo tan automático como si fuera un programa de facturación. Por ejemplo ten en cuenta que la numeración debe ser correlativa, secuencial y sin saltos.

Qué datos debe tener una factura para que lo sea

Hacer una factura en Excel como autónomo es sencillo. Solo tienes que hacerte una plantilla. Diséñala como quieras, como te guste. Puedes adaptarla con colores.

Además de que quede bonito no se te olviden todos los datos que deben figuran. Porque si no en lugar de una factura sería por ejemplo un ticket o un recibo o lo que sea menos una factura.

Divide la factura en apartados dentro de las celdas del Excel. Todos son obligatorios. Más abajo tienes detallado en qué consiste cada uno.

 

"Plantilla

1) Tus datos

Al ser autónomos los datos que deben figurar en la factura son tu nombre, apellidos, DNI (también llamado NIF) y domicilio fiscal.

Si la factura que estás haciendo es intracomunitaria debe figurar tu NIF-IVA. Esto solo es tu DNI empezando por ES de España. Pero claro no es tan fácil como ponerlo. Antes debes darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios y esperar a que esté activo.

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2) Número y fecha

Debes anotar un número. La numeración de las facturas debe ser correlativa y secuencial en el tiempo. Por ejemplo, si hoy es día 10 y toca poner el número 150 y si el día 25 tienes que hacer otra factura no podrá tener un número anterior.

No puede habar saltos de números ni repetidos.

Lo que sí puedes es poner una serie y así poder diferenciar por tipo de facturas. Te viene bien leer cómo numerar las facturas con más ejemplos.

La fecha es la de hoy. No puedes poner la fecha de cuando realizaste ese trabajo. Otra cosa es que en el concepto anotes el periodo o cuándo lo has realizado.

Esta fecha es la que se tiene en cuenta para incluir la factura en tus impuestos.

3) Datos del cliente

Se puede emitir una factura sin el DNI del cliente, pero entonces no será una factura, sino una simplificada o un ticket. Esta es la gran diferencia. Pero desde luego igualmente válidos dependiendo de la situación.

Te puede venir bien qué es una factura simplificada.

Los datos del cliente son nombre, apellidos o empresa, NIF y domicilio fiscal.

4) Concepto

Esta parte es importante. Es el detalle de los trabajos realizados o productos vendidos. Por un lado el cliente tendrá su justificante. Pero no solo eso.

Porque en el momento en el que te diste de alta elegiste un epígrafe del IAE y por eso Hacienda sabe qué puedes vender.

Si eso que estás haciendo no figura entonces puede dar de alta otro epígrafe. No pasa nada. Siendo autónomo puedes realizar tantas actividades como quieras.

5) Base imponible y detalle de IVA

Llegando hasta aquí esto es la parte que quizás te generen más dudas. Porque es cuando te vas a plantear si la factura tiene IVA o no y lo mismo con el IRPF.

Es lo más complejo, un lío. O no tanto. Por eso aquí tienes lo que te va a despejar las dudas:

De momento debes poner los importes detallados de base imponible, porcentaje de IVA, importe del IVA y el total a pagar.

Si solo tienes el total de la factura sigue este ejemplo para calcular la base imponible.

Y si además lleva IRPF, lo mismo. Debes anotar el porcentaje y el importe.

6) Forma de pago

Y por último la forma de pago. Querrás que tu cliente sepa en todo momento como debe pagar esa factura ¿no? Si es por transferencia aprovecha a anotar tu cuenta para que no haya olvidos.

 

¿Has aprendido a hacer una factura en Excel como autónomo? ¿Se te había olvidado algo? ¿Ya lo tienes más claro?

Cuéntame, me encanta recibir tus comentarios.

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