Debes tener en cuenta algunas cosas para saber cómo se numeran tus facturas. Mucho más sencillo de lo que te imaginas. Es de las cosas más importantes. No te olvides
No te creas que puedes poner un número al azar, o el que te parezca.
Tus facturas se numeran de forma correlativa y secuencial dentro del mismo año fiscal y no puede haber saltos.
Pero hay varios tipos de facturas y situaciones que te van a hacer dudar. Más de una vez. ¿Tienes dos actividades? ¿Realizas varios tipos de servicios? ¿Es una rectificativa? ¿Es simplificada?
Sigue las pistas.
Numerar facturas emitidas
La numeración de las facturas puedes elegirla libremente. El número que prefieras y mejor se adapte a tus necesidades. Para así además tener un mayor control de tu negocio.
Una vez que elijas el número debe ser correlativo. 1, 2, 3…
Tampoco pueden repetirse. No puede haber facturas con el mismo número aunque la fecha y el cliente sea diferente.
Además, debe ser secuencial. La factura número 2 no puede tener una fecha anterior a la número uno. Un ejemplo: si la número 1 tiene fecha 12 de enero, la número 2 debe ser posterior, no puede ser del 5 de enero.
Y para rizar el rizo no puede haber saltos en la numeración. No vale 1, 2, 3, 7… Aquí en lugar de seguir por la 4 has saltado a la 7.
Si no sigues estas pequeñas reglas Hacienda puede pensar que te has saltado ese número, no por error. Pueden pedirte esa dichosa factura que no existe.
¿Vale? ¿A qué no es tan difícil?
Una cosa, esto de numerar, es cada ejercicio fiscal. No vale hacerlo cada mes. Recuerda que debe ser correlativo, secuencial y no repetirse. Tendrías varias facturas con el mismo número y diferentes fechas.
Ya que estás leyendo esto, ¿sabes las 10+1 claves para el cierre del año para autónomos?
¿La primera factura tiene que ser el número 1?
No, ¡qué va! Puede ser el número que quieras. Pero una vez elegido ya sabes, correlativo.
Es muy normal no empezar por la número 1 ¿por qué?
Por aquello de qué va a pensar el cliente, ¿qué no tienes más? Sobre todo cuando estás empezando. Aunque si lo piensas es una tontería, pero es una decisión personal.
Para tu control siempre será más fácil empezar por números que te permitan verlo sin pasarte horas entre papeles. Puedes empezar por la 100, por ejemplo porque hacerlo por la 121 puede ser un lío, ¿no?
¿Tengo que empezar la numeración cada año?
Por seguir la numeración al año siguiente, y al otro, y al otro, puedes. Sin problemas.
Pero es más fácil si cada año, ejercicio fiscal, empiezas otra vez. Lo vas a controlar mejor. No solo se trata de Hacienda si no de tu gestión. Se traducirá en tiempo cuanto más complicado lo hagas.
¿Qué es eso de la serie de las facturas?
Además del número puedes poner una serie. No es más que unos caracteres que te ayudan a identificar y separar una situación.
Cada año puedes empezar por 22/001, 22/002, 22/003… Al año siguiente 23/001, 23/002, 23/003…
Pero no siempre puedes poner la serie aunque te gustaría. Lo sé. Muchas veces viene bien.
Es obligatorio poner series diferentes cuando:
- Tienes dos actividades.
- Tienes dos locales.
- Es una factura rectificativa, ¿sabes cómo corregir una factura?
¿Un ejemplo? Imagina que eres fotógrafo. Por un lado, das clases de formación y por otro prestas servicios de fotografía. Debes tener dos series.
¿Otro ejemplo? Imagina que tienes dos pequeños locales (o grandes, pero entonces no estarías leyendo aquí) para vender tus productos. También debes tener dos series de facturación.
¿Más ejemplos? Ahora tienes que cambiar una factura y no te queda más remedio que hacer una rectificativa. Lleva una serie diferente. AB/001 o AB22/001 o R22/001 o… (lo del 22 es por el año).
¿Qué pasa con las facturas proformas?
Las facturas proformas van, por otro lado. No tienen que llevar ni siquiera número, así que ni te preocupes.
¿Sabes qué son? Viene a ser como un presupuesto. Se utilizan a nivel comercial para validar precios. Los datos son los mismos que una factura normal.
¿Qué numeración llevan las facturas simplificadas?
Las facturas simplificadas son los famosos tickets. Sí, es lo mismo. Te puede interesar qué es una factura simplificada y cuándo utilizarla.
Y como facturas que son deben cumplir con las mismas reglas que se numeran si fueran las normales. ¿Deduces el IVA de los tickets? Mejor lee esto antes de seguir.
Esto es muy frecuente en comercios, bares, restaurantes. Sobre todo donde los clientes son particulares. Que si hay una empresa o profesional es pura casualidad.
¿Sabes ya cómo se numeran las facturas a tus clientes? ¿Cómo lo haces? ¿Eres de lo que empiezan por el número 1 o te lo inventas?
Cuéntame, me encanta recibir tus comentarios.
Hola. Me gustaría saber si las facturas que he hecho son correctas. Terminé el año 2021 emitiendo la factura «2021-123» y la primera factura que hice en 2022 es «124», sin ponerle el año. Sería correcto? Por lo que has explicado, creo que sí.
Y otra pregunta, si a las facturas de este año las enumerara como «2022-125» estaría bien?
Gracias.
Hola Asune, está correcta la numeración que utilizas. Lo más importante es que no puede haber saltos en los números. También puedes empezar de cero la numeración cada año, poniendo la serie del año 2022-001.
Gracias por estar por aquí!
Hola Ana. Gracias por este blog informativo además de cordial. Te explico.
Soy copropietario junto con 4 hermanos más de un local que alquilamos como local de negocio.
No hemos creado comunidad de bienes y yo soy el que emite las facturas de todos los hermanos (cada una a su nombre y DNI). Las numero de esta manera: 2020-01 para julio (es cuando empieza el alquiler), después seguiría 2020-02 para agosto, etc…
Lo que pasa es que he puesto el mismo número de factura en todas las facturas del mes (2020-01) para cada hermano porque, a mi entender, somos diferentes emisores y es la primera que emitimos cada uno de mis hermanos.
El problema es que los inquilinos me han dicho que su gestor dice que la numeración de las facturas no es correcta porque son iguales y deberían ser correlativas. Según su gestor la numeración quedaría así para cada hermano:
JULIO:
Miguel nº fra 2020-01 Pedro nº fra 2020-02 Lidia nº fra 2020-03 Alex nº fra 2020-04 Marta nº fra 2020-05
Lo que pasa es que después en agosto la numeración sería:
AGOSTO:
Miguel nº fra 2020-06 Pedro nº fra 2020-07 Lidia nº fra 2020-08 Alex nº fra 2020-09 Marta nº fra 2020-10
y habría un salto de 5 números entre las facturas de cada uno. Mi primera factura Uulio) la numeración sería 2020-01 y la siguiente (agosto) sería 2020-06.
Entonces la pregunta (que ya te debes imaginar) es:
¿cómo debe hacerse?
Y otra pregunta si me lo permites:
¿es obligatorio crear la comunidad de bienes?
Muchísimas gracias por tu ayuda y recibe un cordial abrazo.
Hola Miguel, las facturas emitidas deben ser correlativas y sin saltos en fechas para quién las emite. Si las numeras todas seguidas es erróneo porque como bien dices habría saltos.
Gracias por estar ahí!
Hola Ana, yo en mis facturas uso el siguiente código, fecha 31/10/19 factura 191031001, 191031002 etc. (para ese mismo día), fecha 01/11/19 factura 191101001, y así sucesivamente. Así quedan todas ordenadas por fecha. La verdad es que usé este método porque venia en un excel que me dieron en el CADE de ejemplo para rellenar los libros. ¿Estaría correcta la numeración? Gracias!
Hola Ali de nuevo por este post, las facturas se numeran correlativamente. Si utilizas la fechas no es correlativo. Siguiendo tu ejemplo la nº 191101001 no es la siguiente a la 191031002. Para ti es más sencillo hacerlo así pero también lo es poner un número e ir incrementando de uno en uno sin saltos y secuencial en las fechas.
Por lo que veo te están pidiendo libros de facturas. Gracias por leer el blog!