Cuando emites facturas a tus clientes hay algún que otro error de los muy frecuentes con el número que puedes evitar. Y la mayoría son bastante simples, por puro desconocimiento.
Claro que una vez que te das cuenta de ese error, lo mejor va a ser encontrar alguna solución, a ser posible rápido, ¿no?
Lo normal es que ese error en las facturas sea por haberte saltado un número o lo contrario, por duplicarlo.
Para entender estos errores en los números de las facturas lo primero es saber uno de los principales requisitos: el número y la fecha.
Ahí está una de las grandes claves y problemas que se pueden generar de una forma tan simple que ni te vas a dar cuenta. Pero es por lo que te comentaba antes, por desconocimiento.
El número debe ser siempre correlativo. Nunca puede haber saltos. Y además secuencial en las fechas.
Un ejemplo. Si emites una factura a un cliente poniendo número 1 con fecha 10 de enero, la siguiente será la 2 y tiene que ser de una fecha posterior a ese día. No puedes poner, por ejemplo, día 5 ¿vale?
Si utilizas un programa para facturar es más sencillo porque la numeración es automática. Claro que al meter la fecha puedes producirse ese error.
Si Hacienda te pide los libros de facturas y hay un salto o un número duplicado, tendrás que demostrar un problema informático en ese programa que utilizas. Lo que suele ser prácticamente imposible.
Una cosa, te interesa saber cómo se hacen las facturas electrónicas porque por la ley nueva pasará a ser obligatorio para los autónomos como tú.
Es un buen lío. Es lo más perseguido por Hacienda. Porque se supone que no has declarado esa factura del salto en el número.
Así que puede ser que si haces tus facturas en Excel, por ejemplo, te hayas dado cuenta de que hay un salto en la numeración.
Pues esto simplemente no puede ser.
Mejor evitar ese error en las facturas como prioridad.
Para solucionarlo depende, siempre es un depende ¿de qué? De que te hayas dado cuenta ahora que solo hay una factura más después del error de la numeración, o que no has llegado a enviar la factura al cliente, o que hayas presentado el trimestre.
Que ya, que lo tuyo simplemente ha sido un error y por eso es lo frecuente. Pero ya ves, Hacienda siempre te pedirá que lo demuestres. Y eso es imposible.
Así que hay que intentar que ese salto en la numeración no sea un hueco y llenarlo.
¿Cómo?
Si te acabas de dar cuenta, mira a ver si puedes llenar ese salto con alguna factura que tengas que emitir ahora. Ya que esto era lo fácil. Pero ten cuidado con la fecha con la siguiente factura de este hueco.
Si ya has presentado tus impuestos del trimestre, el tema es más complicado. Emite una factura rectificativa para solucionarlo. No puedes llenar ese hueco porque no te cuadrarían los ingresos declarados.
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Ese número duplicado en la factura simplemente puedes no hacer nada. Tendrás una numeración del 1 al último que sea. Y otra suelta que puede tener otra serie.
Puedes añadir a ese número duplicado algo que identifique la serie, una letra, otro número, un carácter, da igual. Así serán dos números diferentes y no habrás problemas.
Si lo prefieres y sobre todo si no has presentado aún el trimestre, puedes emitir una rectificativa y volver a emitirla con el número correcto sin duplicar. Tendrás que enviársela al cliente.
¿Tienes algún error con el número en las facturas? ¿Qué vas a hacer? ¿Sabes cómo solucionarlo?
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Gestora con más de 15 años de experiencia traduciendo el lenguaje de la Administración al castellano claro. Fundadora de Tus Papeles Autónomos, Ana ayuda a emprendedores a recuperar su tiempo y su tranquilidad, encargándose de la burocracia para que ellos puedan centrarse en hacer crecer sus proyectos. Sin tecnicismos, con cercanía y siempre al día.
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