Cuando emites facturas a tus clientes, es frecuente cometer errores con el número por puro desconocimiento. Lo normal es que ese fallo sea por haberte saltado un número o por duplicarlo.
Establecer una numeración de facturas correcta es una obligación legal. No puedes poner un número de factura al azar, sino que debes seguir unas pequeñas reglas dentro del mismo ejercicio fiscal. Si te acabas de dar cuenta de un fallo en tu serie, que no cunda el pánico:
Los saltos numéricos no se pueden rellenar y se quedan vacíos, mientras que las facturas duplicadas se deben solucionar anulando una de ellas mediante una factura rectificativa en negativo.
Veamos cómo exige Hacienda gestionar cada caso.
Para saber cómo numerar facturas, la gran clave está en cumplir los requisitos obligatorios de la Agencia Tributaria:
Si utilizas un programa para facturar la numeración es automática, pero al meter la fecha a mano puede producirse el error. Si Hacienda te pide los libros de facturas y hay un salto o un número duplicado, tendrás que demostrar un problema informático en ese programa que utilizas. Lo que suele ser prácticamente imposible.
Con la entrada en vigor del Reglamento Verifactu (derivado de la Ley Antifraude), los programas de facturación homologados están obligados por ley a garantizar la integridad de los registros. Esto significa que el propio software bloquea la edición y asigna el número de forma automática e irreversible en el momento de la emisión, haciendo que estos descuidos de fechas y saltos manuales desaparezcan por completo del mapa.
Si tu numeración de facturas tiene un fallo, Hacienda lo detectará. Al contrario de lo que muchos piensan, la solución legal no consiste en «parchear» o editar el documento, sino en aplicar el procedimiento normativo según el tipo de error:
Si te saltas un número (por ejemplo, pasas del 12 al 14), ese número queda inutilizado para siempre. No puedes emitir una factura rectificativa al aire para rellenar el hueco, ya que estas solo corrigen documentos existentes y llevan su propia serie. Tampoco te inventes un servicio ficticio.
El hueco se deja vacío. Ante una inspección, se justifica como un error formal o un salto informático. Al no haber operación económica real tras ese número, simplemente no se declara nada en él.
Tener facturas duplicadas (dos ventas distintas con el mismo número) es un error contable grave. Con la normativa Verifactu, los registros informáticos se encadenan entre sí de forma irreversible en tiempo real. Por tanto, está prohibido alterar el número a posteriori o inventarse series improvisadas (como añadir un -A) para camuflar el fallo. Una vez emitido el código, no se toca.
La única solución legal: Debes subsanar el error anulando por completo una de las dos facturas duplicadas. Para ello, emite una factura rectificativa con el importe en negativo vinculada al documento erróneo para dejar ese duplicado de factura a cero. Después, genera una nueva factura ordinaria con el número correlativo correcto que te toque en el orden actual de tu sistema y envíasela a tu cliente.
La numeración de las facturas emitidas puedes elegirla libremente para llevar el control de tu negocio, pero una vez elegido el formato debe ser correlativo (1, 2, 3…) y no repetirse.
Una serie son caracteres que ayudan a identificar y separar facturas. Puedes utilizar series diferentes de forma opcional si tienes dos actividades distintas (por ejemplo, si eres fotógrafo y das formación y también haces sesiones) o si tienes dos locales comerciales, ya que la ley lo permite si hay razones que lo justifiquen.
Sin embargo, la normativa de la Agencia Tributaria solo te obliga estrictamente a usar series independientes en los siguientes casos:
Evitar saltos numéricos o facturas duplicadas es vital ante Hacienda y la normativa Verifactu. Para tu total tranquilidad, en Tus Papeles Autónomos contamos con nuestro propio sistema de facturación homologado, diseñado para emitir tus documentos de forma automática y 100% libre de errores.
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Las facturas proforma juegan en otra liga; funcionan como un presupuesto comercial. No tienen la obligación legal de llevar una numeración correlativa, por lo que se recomienda asignarles una serie independiente.
Las facturas simplificadas (los famosos tickets de comercios y bares) son facturas fiscales y deben cumplir exactamente las mismas reglas de correlación y secuencialidad que las ordinarias.
Gestora con más de 15 años de experiencia traduciendo el lenguaje de la Administración al castellano claro. Fundadora de Tus Papeles Autónomos, Ana ayuda a emprendedores a recuperar su tiempo y su tranquilidad, encargándose de la burocracia para que ellos puedan centrarse en hacer crecer sus proyectos. Sin tecnicismos, con cercanía y siempre al día.
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